AI Mail Automation

Betere kwaliteit, lagere kosten

Interesse? Vraag onze online demo aan of maak een afspraak

Kost het afhandelen van e-mail dagelijks veel tijd en geld?

Bij veel organisaties en bedrijven komen dagelijks tientallen, zo niet honderden e-mails binnen. Bijvoorbeeld van klanten die een retourzending aanmelden, sollicitanten die hun cv mailen, medewerkers die roosterwijzigingen aanvragen of een verlofaanvraag doen. Iedere mail vraagt om een correct en snel antwoord, maar het lezen, routeren en beantwoorden ervan kost veel tijd en geld. Doodzonde, helemaal als je ook veel terugkerende vragen binnenkrijgt. Dat kan beter en efficiënter: met AI Mail Automation.

Wat is AI Mail Automation

AI Mail Automation is precies wat het zegt: automatisering van het mailverkeer met Artificial Intelligence, AI. Door de inzet van kunstmatige intelligentie wordt de intentie van e-mails achterhaald in een lerend proces. Zodra de AI-software weet waar de e-mails over gaan, zetten we slimme sjablonen in die mails volautomatisch kunnen afhandelen. Is dat niet mogelijk? Dan herkent de software dit en zet de e-mail direct door naar de juiste medewerker – binnen de eigen organisatie of op een externe locatie.

In 5 stappen heb je binnen 10 dagen AI Mail Automation geïmplementeerd

Stap 1
Schonen en analyseren van huidige e-mails en trainen binnen het AI-model.
Stap 2
Aanmaken sjablonen om automatisch of handmatig te mails beantwoorden.
Stap 3
Definiëren van processen met taken en gebruikers om de distributie van de e-mailstroom in te richten.
Stap 4
Trainen van gebruikers en beheerders bij het gebruik van de nieuwe applicatie.
Stap 5
Stapsgewijs omzetten van e-mailverkeer van huidige afhandeling naar AI Mail Automation.

Trainen van het AI-model

In een workshop met gebruikers bepalen we samen welke e-mailstromen, zoals wijzigen adresgegevens, plaatsen van een bestelling, een werkdag ruilen, in aanmerking komen voor afhandeling door AI Mail Automation en welke antwoorden hierbij horen. We bepalen categorieën, zoals factuurvragen, verloren klantkaarten of retourzendingen en stellen vast waar voorbeeldberichten te vinden zijn. Door middel van een koppeling met de e-mailserver lezen we circa 100 voorbeeldmails per stroom in. Het AI-model analyseert de voorbeeldmails en traint zichzelf op het herkennen van de categorieën en het herkennen van entiteiten, zoals een telefoonnummer of bankrekeningnummer. Daarna gebruiken we testberichten om het model te valideren en verder te verfijnen.

Alle voordelen van AI Mail Automation op een rij

Basis AI Mail Automation
  • Beschikbaar vanaf €79,- per maand per gebruiker.
  • Vrijwel gebruiksklaar zonder ingrijpende ICT-integratie. Met een paar kleine aanpassingen handelt AI Mail Automation e-mails voor je af.
  • Snel inzetbaar: we gebruiken bestaande e-mails om het model te trainen. Urenlang programmeren is overbodig.
  • Makkelijk in beheer en onderhoud.
Intelligente workflow
  • Altijd de juiste medewerker door een geavanceerd workflowsysteem te laten routeren.
  • Gemakkelijk en consistent e-mail beantwoorden met voorgestelde beantwoordingstemplates.
  • Automatische beantwoording van e-mails zonder tussenkomst van een medewerker, zodra het model genoeg zekerheid heeft over de inhoud van een e-mail.
  • Ook automatische uitvoering van andere taken, zoals gegevensverwerking in onderliggende systemen, al dan niet via een software-robot, een sms sturen of zelfs een tijdelijk klantportaal aanmaken.
Uitbreidbaar
  • Uitbreidbare taken in het workflowsysteem laten je zelf beslissen wat taken voor je uitvoeren.Denk bijvoorbeeld aan een WhatsApp sturen of gegevens in een bronsysteem bijwerken.
  • Eigen keuze voor maatwerkintegratie met een bronsysteem of intelligente aansturing van een softwarerobot.
  • Oneindige workflows, zodat het gehele bedrijfsproces van begin tot eind geautomatiseerd kan worden.

Onze klanten

“Pegamento maakt complexe zaken makkelijk, snel en effectief!”

Contextual Customer Intelligence. Samen met Milgro en Pegamento