Effectief communiceren naar ouders

Klantcontact in het onderwijs

Leestijd:          ±3 minuten

Doelgroep:      Onderwijsinstelling

De tijd waarin een klas vol leerlingen precies hetzelfde kreeg voorgeschoteld qua lessen, inhoud en begeleiding ligt ver achter ons. Tegenwoordig wordt er gewerkt met individuele leerroutes en helpt de coach de leerling in het leerproces. Al dan niet in een traditioneel leerjaren systeem of een mix van leerlingen van leeftijd en opleiding-soorten. Maar hoe doet de school in mijn buurt dat precies? En wat betekent dat dan voor mijn kind? Hoe kun je als onderwijsinstelling dit effectief communiceren naar ouders?

Van missie & visie naar actie

Veel scholen hebben uitgebreide documenten op de website staan met betrekking tot hun missie & visie in het onderwijs. Maar hoe vertaalt zich dat naar mijn kind? Wat voor ondersteuning kan ik verwachten bij bijvoorbeeld dyslexie? Elke leerling is een individu. Maar hoe wordt de leerwegondersteuning voor mijn kind uitgevoerd? Uiteindelijk wil ik als ouder graag weten hoe zaken in de praktijk geregeld zijn en wat ik daarbij kan verwachten. Hoeveel aandacht is er voor maatschappelijke vorming? Op welke manier bereidt de school leerlingen voor op de wereld van morgen, waarin technologie en robotisering een steeds grotere rol spelen?

Antwoord op vragen

In de consumentenmarkt is het normaal om gericht antwoord te krijgen op specifieke vragen die je als klant hebt. Je wilt als leverancier of winkel graag dat de klant goed wordt geïnformeerd, zodat hij of zij een goed overwogen keuze kan maken. Daarmee wordt de kans op een positieve ervaring gemaximaliseerd. Helaas voorzien scholen in het voortgezet onderwijs hier nog maar mondjesmaat in. Ouders moeten zich zelf door een (onoverzichtelijke) structuur en allerlei documenten worstelen om een beeld te krijgen van hoe de school in de praktijk met de individuele leerling omgaat.

Effectief communiceren naar ouders met een chatrobot

Waardevol contact

Hoe zorg je er als school voor dat er toch waarde wordt geleverd in het contact met ouders? Ook als er geen fysiek bezoek aan de school mogelijk is. Door kennis en informatie te ontsluiten met RPA, Robotic Process Automation, oftewel robotisering, al dan niet in combinatie met Artificial Intelligence (AI). Als onderwijsinstelling zorg je voor beter klantcontact met robotisering. Je creëert waardevollere contactmomenten met de ouder.

Een chatrobot met Conversational AI kan zorgen dat er gericht antwoord wordt gegeven op individuele vragen van ouders en leerlingen op de website, maar ook via WhatsApp en Facebook. De kracht daarvan is dat de robot het zoekwerk in webpagina’s, beleidsdocumenten en handleidingen uit handen neemt. Daarnaast geeft het een passend antwoord op basis van de situatie waar het de vraagsteller om gaat. Hierbij wordt de kwaliteit van het antwoord geborgd en wordt er een representatief beeld gegeven van de school zoals die is. Prettig voor ouders, maar ook zeker voor de school. Ouders en leerlingen raken betrokken en zullen graag verder kennis willen maken!

Wat kan robotisering nog meer betekenen?

Ook in het contact via e-mail, wat flink toeneemt, kan waarde worden toegevoegd en tijd worden bespaard van medewerkers van de afdeling communicatie. Dit kan door deze communicatie (deels) te automatiseren en te koppelen met een kennisbank en AI. In de kennisbank kunnen antwoorden op veel gestelde vragen worden vastgelegd. Bijvoorbeeld zoals in de demo KennisWijs. Met RPA kan er automatisch een kwalitatief antwoord worden opgesteld en/of verstuurd. De afdeling communicatie kan zich dan bezighouden met meer persoonlijke vragen en initiatieven om de school zichtbaarder te maken.

Effectief communiceren naar ouders

Dus geen open dag meer nodig?

Juist wel! Open Dagen zijn erg belangrijk in het bepalen van een keuze voor een school. Door de school te bezoeken kunnen leerlingen uit groep 8 en hun ouders sfeer proeven en kennis maken met de school en het docententeam. De keuze voor een school wordt grotendeels bepaald door het gevoel van de leerling bij de school. Maar zorg ervoor dat bij het bezoek aan de school ook waarde en kwaliteit wordt geleverd. Maak het mogelijk voor ouders om zelf een moment te kiezen voor een bezoek waarbij de school bepaalt hoeveel mensen er op welk moment geïnformeerd kunnen worden. Zo kan meteen geborgd worden dat er niet te veel mensen tegelijk in de school zijn, zodat de maatregelen omtrent COVID19 worden nageleefd. Bekijk de video wat je allemaal kan doen.

Meer weten?

Het is onzeker of er nog traditionele open dagen kunnen plaatsvinden. Het is wel zeker dat er volgend schooljaar weer nieuwe leerlingen naar de school komen. Elke school wil een zo goed mogelijk beeld geven van de mogelijkheden voor de individuele leerling. Dit kun je doen door effectief te communiceren naar ouders en potentiële leerlingen. Creëer waardevolle contactmomenten door beter klantcontact met robotisering. Pegamento heeft veel kennis en ervaring in het toevoegen van waarde in klantcontact en het automatiseren van achterliggende, administratieve processen door middel van robotisering en AI.

Zoekt u een manier om uw school online en fysiek open te stellen voor (nieuwe) ouders en leerlingen en waarde toe te voegen in het contact? Maak een afspraak met een van onze specialisten. Dan kijken we samen wat we hierin kunnen doen. Of laat je informeren tijdens onze inspiratiesessie: de optimale klantbeleving binnen het onderwijs.

Age Dijkstra, Business Consultant

Share This