Process Assistant

Jouw persoonlijke assistent in het efficiënt afhandelen van (aan)vragen en backoffice werkzaamheden

Opzoek naar een oplossing die handmatige en tijdrovende backoffice werkzaamheden en (aan)vragen efficiënter afhandelt? De hyperintelligente software van onze Process Assistant is jouw persoonlijke assistent in het begeleiden van alle bedrijfsprocessen, of het zelfs volledig uit handen nemen van die processen. Alle werkzaamheden op het juiste moment bij de juiste persoon en communicatie kwalitatief, consistent en efficiënt afgehandeld. Met als gevolg kortere afhandelingstijden voor jouw klanten, leveranciers en medewerkers. Gegarandeerd een hogere klant- en medewerkerstevredenheid.

Bespaar tijd en energie aan veelvoorkomende bedrijfsprocessen en besteed die tijd aan complexere werkzaamheden.

Interesse? Vraag onze online demo aan of maak een afspraak

Kost het afhandelen van bedrijfsprocessen dagelijks veel tijd en geld?

Bij veel organisaties en bedrijven komen dagelijks tientallen, zo niet honderden vragen en bestellingen binnen via e-mail, WhatsApp en/of social media. Bijvoorbeeld van klanten die een retourzending aanmelden, een product bestellen of er juist een vraag over stellen, sollicitanten die hun cv mailen, medewerkers die een roosterwijziging aanvragen of een verlof aanvraag doen. Iedere (aan)vraag vraagt om een correcte afhandeling, en dat kost veel tijd en geld. Want iedere vraag neemt allerlei handmatige backofficewerkzaamheden met zich mee: lezen, retouren, antwoorden, gegevens opzoeken en zo nodig aanvullen, copy-pasten, taken aanmaken bij de juiste persoon, aanvragen uitvoeren en ga zo maar door. Doodzonde, helemaal als je ook veel terugkerende (aan)vragen binnenkrijgt. Dat kan beter en efficiënter: met de Pegamento Process Assistant.

Wat is Process Assistant?

De naam zegt precies wat het doet: het assisteren van processen. De Process Assistant doet dit door processen te automatiseren of de medewerker te begeleiden door de stappen van processen middels Artificial Intelligence, AI.

Bijvoorbeeld een klant doet een aanvraag van een product via de mail. Door de inzet van kunstmatige intelligentie wordt de intentie van de e-mail achterhaald. Dit kan ook bij berichten die binnenkomen via bijvoorbeeld een livechat, webform of klantportaal. Zodra de AI-software weet waar de e-mail over gaat, start de Process Assistant het proces dat gekoppeld is aan de soort (aan)vraag. Hij maakt automatisch taken aan voor de juiste persoon op het juiste moment. Taken voor bijvoorbeeld de leverancier, klantenservicemedewerker en zichzelf. Hij voert vervolgens (delen van) de ingeplande taken automatisch uit en/of geeft begeleiding in de stappen van het proces, bijvoorbeeld door suggesties te geven voor uit te voeren acties aan de leverancier en antwoordtemplates klaar te zetten voor de klantenservicemedewerker. Op de achtergrond vraagt hij zelf bijvoorbeeld nog de missende gegevens bij de afzender.

Je wordt efficiënt stap voor stap begeleid in het afhandelingsproces. Of zelfs volledig ontlast. Ook houdt de Process Assistant alle activiteiten bij in een logboek, zodat alles makkelijk terug te vinden is.

In 5 stappen heb je binnen 10 dagen Process Assistant geïmplementeerd

Stap 1

Schonen en analyseren van binnenkomende communicatie en trainen binnen het AI-model.

Stap 2

Aanmaken sjablonen om automatisch of handmatig de binnenkomende (aan)vragen te beantwoorden.

Stap 3

Definiëren van processen met taken en gebruikers om de (automatische) bedrijfsprocessen in te richten.

Stap 4

Trainen van gebruikers en beheerders bij het gebruik van de nieuwe applicatie.


Stap 5

Stapsgewijs omzetten van bedrijfsprocessen van huidige afhandeling naar Proces Assistant.

Hoe ziet Process Assistant eruit?

Hiernaast zie je een instructievideo van Process Assistant in combinatie met Mail Assistant. Deze twee oplossingen werken vaak nauw samen. In deze video leggen we uit hoe Process Assistant werkt voor jouw organisatie.

Alle voordelen van Process Assistant op een rij

Basis Process Assistant

  • Beschikbaar vanaf €79,- per maand per gebruiker.
  • Vrijwel gebruiksklaar zonder ingrijpende ICT-integratie. 
  • Makkelijk in beheer en onderhoud.

Uitbreidbaar

  • Uitbreidbare taken in het workflowsysteem laten je zelf beslissen wat taken voor je uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan een WhatsApp sturen of gegevens in een bronsysteem bijwerken.
  • Eigen keuze voor maatwerkintegratie met een bronsysteem of intelligente aansturing van een softwarerobot.
  • Oneindige workflows, zodat het gehele bedrijfsproces van begin tot eind geautomatiseerd kan worden.
  • Te combineren met de Pegamento Mail Assistant.

Intelligente workflow

  • Altijd de juiste medewerker door een geavanceerd workflowsysteem te laten routeren.
  • Gemakkelijk en consistent (aan)vragen beantwoorden met voorgestelde beantwoordingstemplates.
  • Automatische uitvoering van taken, zoals gegevensverwerking in onderliggende systemen, al dan niet via een software-robot, een sms sturen of zelfs een tijdelijk klantportaal aanmaken.
  • Automatische beantwoording van e-mails zonder tussenkomst van een medewerker, zodra het model genoeg zekerheid heeft over de inhoud van een e-mail.


Onze klanten

Misschien vind je dit ook interessant

Chris Lenten - Software DeveloperDestijds ben ik bij Pegamento als stagiair begonnen. Dit is een proces geweest waar

Meer lezen
Chris Lenten – Software Developer

Zien''De zichtbare combinatie van mens en technologie''In samenwerking met Pegamento gaat Studio SPÉS in de herfstvakantie van 2022

Meer lezen
Portfolio – Studio SPÉS (Desire Lanes)

Waarom organisaties ‘’iets’’ moeten met kennismanagementDe term kennismanagement is er hoogstwaarschijnlijk één die je wel vaker hoort binnen

Meer lezen
De kracht van kennismanagement