Robotisering voor woningcorporaties

RPA en AI voor woningcorporaties: betere dienstverlening en efficiënter werken

Robotisering voor woningcorporaties

Vanaf het eerste contact met een potentiële huurder tot en met de sleuteloverdracht heb je als woningcorporatie heel veel contactmomenten. En ook geregeld daarna. Elk contact is een waardevolle kans om je huurders persoonlijk en adequaat te helpen én de kwaliteit van je dienstverlening te verhogen. Kun je beide kansen tegelijkertijd benutten? Jazeker, door de inzet van softwarerobots in klantcontact en achterliggende processen. Met als bijkomende voordelen tijdwinst, betere controle in processen en – niet onbelangrijk – blije medewerkers.

Steeds meer woningcorporaties laten mens en robot samenwerken om hun dienstverlening naar een hoger plan te tillen. Benieuwd hoe jouw corporatie veelvoorkomende routinetaken, handmatig werk en omslachtige processen kan verbeteren met Robotic Process Automation (RPA) en Artificial Intelligence (AI)? Lees dan snel verder.

Hier alvast een snelleesgids naar de volgende onderwerpen:

Wat is RPA?
Wat is AI?
Voordelen van RPA en AI bij woningcorporaties
De resultaten van RPA en AI bij woningcorporaties


Wat is RPA?

RPA staat voor Robotic Process Automation, in het Nederlands: robotprocesautomatisering. Een robot? Jawel, niet met menselijke eigenschappen, maar een computerrobot: een stuk software dat routinetaken snel, continu en foutloos uit handen neemt van medewerkers. Met RPA heb je bijvoorbeeld direct alle gegevens van huurders uit verschillende systemen in één overzicht bij elkaar. 

Of handel je onderhoudsreparaties van melding tot uitvoering en juiste factuur automatisch af. Zo zijn medewerkers geen kostbare tijd kwijt aan opzoekwerk of terugkerende administratie en kunnen ze veel meer aandacht besteden aan gericht en persoonlijk contact met klanten en hun werkelijke vraag. Meer over RPA vind je hier.

Wat is Artificial Intelligence en hoe kan dat worden ingezet? 

Wat is AI?

AI staat voor kunstmatige intelligentie. Een slimme technologie waarbij computers menselijke intelligentie toepassen om zelfstandig taken uit te voeren. Een AI-robot is zelflerend en wordt daardoor steeds beter in zijn taken. Bijvoorbeeld om veelgestelde vragen snel en goed te beantwoorden, al dan niet via een chatbot, of om je e-mailverkeer adequaat en geautomatiseerd af te handelen. Combineer je de intelligentie van AI met RPA, dan heb je een enorm krachtige tool in handen om je corporatieprocessen baanbrekend te verbeteren.


24/7 een passend antwoord

Je kunt AI bijvoorbeeld toepassen bij het afhandelen van mailverkeer: AI Mail Automation. Huurders mailen met de corporatie op elk moment van de dag, of nacht. Dat is niet zo bijzonder. Wel bijzonder is het dat hun vraag meteen automatisch wordt beantwoord of als melding geregistreerd en opgepakt op het moment dat zij ermee bezig zijn. Dat gebeurt als je het mailverkeer met behulp van AI automatiseert. De huurder is dus direct geholpen of de vraag staat al op de takenlijst van een medewerker als de AI-bot er toch zelf niet uitkomt.


AI-kennisbank voor FAQ’s en zoekopdrachten

Huurders komen met allerlei vragen bij de woningcorporatie: via de website, e-mail, social media. Op zoek naar het juiste antwoord. Dat proces kun je prima digitaliseren. In een kennisbank verzamel je voorbeelden van vragen en de antwoorden daarop. De AI-software wordt daarna getraind om steeds meer onderwerpen en vragen te herkennen en zo een betrouwbare kennisbank te bouwen. Eén bron, één waarheid. De huurder is direct geholpen, eventueel met een chatbot of via e-mail. Overigens is dezelfde kennisbank ook uiterst handig voor medewerkers in het klantcontactcenter (KCC).

Voordelen van RPA en AI bij woningcorporaties

Betere bereikbaarheid en communicatie

Woningcorporaties zijn grootverbruikers waar het gaat om e-mailverkeer, telefoongesprekken en steeds vaker ook berichten via WhatsApp en social-kanalen. Denk Facebook, LinkedIn. De afhandeling kost tijd, want je wilt huurders adequaat helpen. Zowel op kantoor als wanneer medewerkers thuiswerken. Dat betekent langere wachttijden, slechtere bereikbaarheid, nog meer communicatie en vaak een hogere werkdruk. Dat los je op door je processen te stroomlijnen naar de eisen van nu met slimme technologie als RPA, AI, VoIP.

Intelligente, automatische mailafhandeling

Klantcontactmedewerkers bij woningcorporaties besteden veel tijd en aandacht aan mailverkeer. Of het nu binnenkomt via het contactformulier op de website, het portaal of direct via e-mail, de meeste communicatie gaat over veelvoorkomende vragen en standaardprocessen. De beoordeling en routering van vragen gebeurt handmatig, net als de vastlegging in een ERP- of klantvolgsysteem.

Door toepassing van AI Mail Automation in combinatie met RPA kan de hoeveelheid routinewerk drastisch omlaag. Zodra de AI-software weet waar de vraag over gaat en eventueel aanvult met gegevens uit andere systemen, zetten we slimme sjablonen in die de vraag volautomatisch afhandelt. Is de vraag toch minder standaard? Dan herkent de software dit en zet hem alsnog door naar de juiste medewerker.

Altijd en overal bereikbaar op elk kanaal

VoIP-telefonie biedt je woningcorporatie de bereikbaarheid waarop je kunt bouwen. Je telefooncentrale staat in de cloud, dus je hebt minder vaste toestellen nodig op kantoor. Bovendien kun je met je mobiel vanaf elke locatie inloggen en bellen via de centrale. Met dezelfde functies als op kantoor. Groot voordeel – zeker bij thuiswerken – is dat medewerkers met hun vaste zakelijke nummer kunnen bellen, ook al gebruiken ze hun privémobiel. Het platform is uit te breiden naar een omnichannel contactcenter voor voice, e-mail, chat, WhatsApp en socials als Facebook en Twitter op één platform.

Minder tijd kwijt aan gegevens opzoeken en verwerken

Woningcorporaties besteden hun tijd en energie het liefst aan eersteklas dienstverlening. De tevredenheid van je huurders is immers een groot goed. Toch sta je er versteld van hoeveel tijd medewerkers kwijt zijn aan het handmatig verwerken van gegevens. Opzoeken, controleren, combineren en vastleggen van documenten; handmatig gegevens overbrengen van de ene applicatie naar de andere of met trage, ingewikkelde koppelingen. Noodzakelijke handelingen, maar er is nuttiger werk dan dit soort routinetaken.

Een voorbeeld: verlichten administratielast bij sociale huur

Bij de verhuur van sociale huurwoningen komt veel administratie kijken, die medewerkers vaak handmatig verwerken. Een inkomensverklaring, identiteitsbewijs, uittreksel Basis Registratie Personen, verhuurdersverklaring en vaak nog meer. Met RPA en AI handel je deze documentenstroom grotendeels automatisch af. Of dat nu digitale documenten zijn of meegestuurde originelen of kopieën. De software herkent en verwerkt alle relevante informatie, waarna medewerkers alleen nog een controle uitvoeren. Zo maak je een belangrijk, maar tijdrovend proces sneller, secuurder en vooral prettiger voor medewerkers.

Betere bereikbaarheid en communicatie

Woningcorporaties zijn grootverbruikers waar het gaat om e-mailverkeer, telefoongesprekken en steeds vaker ook berichten via WhatsApp en social-kanalen. Denk Facebook, LinkedIn. De afhandeling kost tijd, want je wilt huurders adequaat helpen. Zowel op kantoor als wanneer medewerkers thuiswerken. Dat betekent langere wachttijden, slechtere bereikbaarheid, nog meer communicatie en vaak een hogere werkdruk. Dat los je op door je processen te stroomlijnen naar de eisen van nu met slimme technologie als RPA, AI, VoIP.

Intelligente, automatische mailafhandeling

Klantcontactmedewerkers bij woningcorporaties besteden veel tijd en aandacht aan mailverkeer. Of het nu binnenkomt via het contactformulier op de website, het portaal of direct via e-mail, de meeste communicatie gaat over veelvoorkomende vragen en standaardprocessen. De beoordeling en routering van vragen gebeurt handmatig, net als de vastlegging in een ERP- of klantvolgsysteem.

Door toepassing van AI Mail Automation in combinatie met RPA kan de hoeveelheid routinewerk drastisch omlaag. Zodra de AI-software weet waar de vraag over gaat en eventueel aanvult met gegevens uit andere systemen, zetten we slimme sjablonen in die de vraag volautomatisch afhandelt. Is de vraag toch minder standaard? Dan herkent de software dit en zet hem alsnog door naar de juiste medewerker.

Altijd en overal bereikbaar op elk kanaal

VoIP-telefonie biedt je woningcorporatie de bereikbaarheid waarop je kunt bouwen. Je telefooncentrale staat in de cloud, dus je hebt minder vaste toestellen nodig op kantoor. Bovendien kun je met je mobiel vanaf elke locatie inloggen en bellen via de centrale. Met dezelfde functies als op kantoor. Groot voordeel – zeker bij thuiswerken – is dat medewerkers met hun vaste zakelijke nummer kunnen bellen, ook al gebruiken ze hun privémobiel. Het platform is uit te breiden naar een omnichannel contactcenter voor voice, e-mail, chat, WhatsApp en socials als Facebook en Twitter op één platform.

De resultaten

RPA en AI voor woningcorporaties is geen ‘rocketscience’, maar wel een slimme manier om terugkerende, veelvoorkomende taken te digitaliseren. Zie het als een virtuele collega, die medewerkers snel, foutloos en 24/7 bijstaat.

Met robotisering haal je niet de mens uit de organisatie, zoals veel mensen denken, maar wel de robot uit de mens. En dat geeft veel voordelen:

  • Tevreden huurders die snel, adequaat en 24/7 geholpen worden, digitaal of persoonlijk.
  • Betere dienstverlening die gebaseerd is op slimme, foutloze handelingen en processen.
  • Blije, gemotiveerde medewerkers die zinvoller werk hebben zonder saaie routinetaken, ook als thuiswerker.

Ik wil robotisering voor mijn woningcorporatie!

Robotisering kun je in heel veel processen toepassen. Elke woningcorporatie werkt natuurlijk op haar eigen manier en daarmee is elke oplossing op maat.

Kan robotisering een uitkomst zijn voor jouw corporatie? Welke besparingen of kwaliteitsverbeteringen zijn mogelijk in jullie processen? Hoe kun je je huurders nog betere dienstverlening bieden en aan hun verwachtingen voldoen of die zelfs overtreffen?

Vraag een kennismakingsgesprek aan met een van onze specialisten en bespreek of en hoe RPA en AI binnen jouw corporatie het verschil kunnen maken.

volg onze Linked In pagina of/en schrijf je in voor onze maandelijkse nieuwsbrief