Binnen een organisatie zijn medewerkers vaak veel uren kwijt aan repetitieve werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan het kopiëren en plakken van het ene systeem in het andere systeem. Of het controleren of alle gegevens van die ene klant overeenkomen met zijn aanvraagformulier. Hoe vaak is er al wat over het hoofd gezien? En dat je wederom moet uitpluizen waar het fout is gegaan? Robotic Process Automation (RPA) is hier de redder in nood: neemt repetitieve werkzaamheden over en werkt nog foutloos ook. Hoe je dat voor je moet zien? We vroegen het aan Solution Developer Willem-Jan.
"Er zit als het ware een onzichtbare robot in je computer die al het controlerende en copy-paste werk van je overneemt."
Van Repetitief naar écht mensenwerk met RPA
Heel simpelweg komt het erop neer dat je met RPA veelvoorkomende, herhalende handelingen met software automatiseert. Een voorbeeld hiervan is het scannen van een pdf-bestand.
''Stel een bedrijf ontvangt de facturen van ingehuurde werknemers in pdf-bestanden via email. Met behulp van RPA software kan je elke binnenkomende factuurmail oppakken. Aan de hand van een controlelijst kijkt de robot software of de afzender bekend is. Daarna leest hij de pdf uit, waarna hij met de uitgelezen gegevens controleert of bijvoorbeeld de werknemer naam en IBAN kloppen'', legt Willem-Jan tijdens het gesprek uit.
''Als de gegevens kloppen kan de betaling klaargezet worden in het betalingssysteem. Een medewerker hoeft de betaling vervolgens alleen nog goed te keuren. Er zit als het ware een onzichtbare robot in je computer die al het controlerende en copy-paste werk van je overneemt", zegt Willem-Jan. ''De robot herkent ook fouten in de pdf-bestanden. Bijvoorbeeld als er een ander rekeningnummer staat die niet gekoppeld kan worden aan de naam van de persoon in het document. De software zet het foute pdf-bestand dan door naar een medewerker, die het bestand vervolgens moet checken en aanpassen.''
Klinkt ingewikkeld? Bekijk hier de videoreeks van collega Ernst die precies vertelt hoe RPA software werkt.
"De RPA software herkent fouten, bijvoorbeeld als gegevens in het pdf-bestand niet kloppen. Hij zet het document dan door naar een medewerker om de gegevens kloppend te maken.’’
Meer mogelijk met RPA van UiPath
UiPath is een van onze leveranciers van RPA software. Zij combineren in hun software meerdere robotiseringstechnieken zoals kunstmatige intelligentie (AI) wat meer toepassingsmogelijkheden biedt. AI is een slimme technologie waarbij computers menselijke intelligentie toepassen om zelfstandig taken uit te voeren. UiPath ontwikkelt deze programma's om repetitieve en saaie digitale taken te automatiseren, die normaal een mens uitvoert. Zo bevat het programma ook beeldherkenning en verwerking van natuurlijke taal en lerend vermogen. Hierdoor maakt deze software het mogelijk om complexere taken uit te voeren. Deze geavanceerde software kan bijvoorbeeld teksten interpreteren, deelnemen aan chats of gesprekken en ongestructureerde gegevens begrijpen.
Een simpel voorbeeld is een chatbot met een beetje intelligentie, dan is het net een menselijk gesprek. De chatbot van een restaurant vraagt alle informatie op bij de klant. Een koppeling met RPA checkt de beschikbaarheid en de reservering is een feit.
Ook robotisering en beeldherkenning werken samen
Eerst nog even een korte uitleg over wat beeldherkenning ook alweer is. Beeldherkenning, ook wel Image Recognition (IR), interpreteert nuttige data uit pixels, zoals foto's of video's. Als je deze data vervolgens gebruikt om automatisch actie te ondernemen, dan spreek je van computer vision. Computer vision is een gebied van artificial intelligence (AI) dat computers traint om de visuele wereld te interpreteren en te begrijpen. Daarnaast is het ook mogelijk om mensen, objecten, tekst en plaatsen te identificeren door middel van algoritmes en machine learning.
Beeldherkenning en robotisering, zoals AI en RPA, worden steeds vaker gecombineerd. Het doel hiervan is om belangrijke informatie uit beeldmateriaal te halen. Waar jij, of de robot automatisch, op kan anticiperen.
Een voorbeeld van robotisering in een drukkerij
Eerst controleerden medewerkers handmatig de producten in een doos om vervolgens de juiste order informatie erop te plakken. Deze moesten ze daarna nog stuk voor stuk invoeren in het systeem. Een tijdrovende taak. In de plaats van de medewerker is een camera gekomen. Deze herkent, door beeldherkenning, het product in de doos. AI zorgt er vervolgens automatisch voor dat de juiste order informatie erop geplakt wordt en dat de order in het systeem komt. RPA zorgt er daarna voor dat alles netjes in alle systemen staat geregistreerd. Een medewerker hoeft hierdoor de orders niet meer te controleren en in te voeren, waardoor ze meer tijd hebben voor andere belangrijke werkzaamheden. Er ontstaat een hoger productieproces met hetzelfde aantal mankracht.
''In een geautomatiseerd magazijn gebruik je robots en geautomatiseerde magazijnsystemen in plaats van personen.''
Een geautomatiseerde wereld, kan dat?
Met RPA als kern, een combinatie van Artificial Intelligence (AI), machine learning, procesanalyse, beeldherkenning en andere technologieën, maakt deze (UiPath) software het mogelijk om een volledig geautomatiseerde onderneming te ontwikkelen. ''Een geautomatiseerd magazijn is hier een voorbeeld van, maar wel op kleinere schaal'', geeft Willem-Jan aan. ''In een geautomatiseerd magazijn gebruik je robots en geautomatiseerde magazijnsystemen in plaats van personen. Hier 'werken' mobiele robots. Het magazijn maakt gebruik van opslag- en ophaalsystemen, snelsorteerapparaten en zelfrijdende heftrucks. De handelingen en bewegingen die uitgevoerd worden, maken gebruik van de kracht van deze softwaresystemen.''
Ondanks dat het volledig geautomatiseerd gebeurt is de menselijke maat nog steeds nodig. De mens zal moeten controleren of alles goed gaat. Wanneer er afwijkende of speciale gevallen zijn, zoals benoemd in het voorbeeld van het scannen van het pdf-bestand, komt er een medewerker aan te pas. Dus volledig geautomatiseerd zal nooit gebeuren, de mens blijft altijd van toepassing.
Hoe zien we het voor ons?
We passen steeds vaker robotisering toe in het dagelijkse leven, vaker dan je denkt. Denk aan het scannen van de QR-code van de Corona Check app, of het versturen van een automatische antwoordmail als je op vakantie bent. We gebruiken het niet om ons te vervangen, maar om ons te ondersteunen. Ze nemen controlerende en repetitieve taken van ons over, zodat we meer tijd hebben voor écht mensenwerk. Bijvoorbeeld meer tijd voor persoonlijk contact met onze klanten, of het bedenken van een strategische aanpak. Deze technieken kunnen ons zelfs helpen om inzicht te krijgen in data om de strategische aanpak op te baseren.
Ondanks dat deze technologieën nog volop aan het ontwikkelen zijn, ziet de toekomst van robotisering er rooskleurig uit.
Verlicht de druk met robotisering
Dit lijkt op de toekomst maar in diverse organisaties is dit al werkelijkheid. Echter de meeste organisaties verliezen nog veel tijd, doordat ze binnen hun bedrijfssystemen werken met verschillende applicaties en repetitieve werkzaamheden.