Inmiddels hebben we door corona de nodige tools in huis gehaald om werken buiten het kantoorpand mogelijk te maken, een bureau, bureaustoel, bedrijfslaptop, Office 365, Microsoft Teams licentie en/of andere tools om toentertijd vanuit huis met elkaar samen te kunnen werken. Maar is dit voldoende om in de toekomst de samenwerking tussen collega’s, leveranciers, klanten en organisaties vlekkeloos en veilig te laten verlopen?
Onze werkplek reikt tegenwoordig veel verder dan het kantoor. Het thuiskantoor, de keukentafel, de tuin of de plaatselijke koffiebar om de hoek. We kijken eerst in onze agenda wat we gepland hebben en op basis daarvan bepalen we waar we die dag gaan werken. Een ontwikkeling die we kennen als hybride werken en die razend populair is onder werknemers. Want zij ervaren hier veel positieve werkervaring aan, mits dit goed is ingericht. We hebben een aantal feiten en cijfers verzamelt over (de toekomst van) hybride werken:
Toch zijn er een aantal zaken waar we tegenaanlopen en misschien ook helemaal niet aan denken. Want hoe zit het met de security als mensen op hun eigen thuisnetwerk of het openbare netwerk van de koffiecorner inloggen op systemen? En zijn alle medewerkers wel op de hoogte van de bedrijfsvoortgang en -ontwikkelingen? En hebben zij de juiste informatie tot hun beschikking om onder andere klanten op weg te helpen, of moeten zij een medewerker raadplegen? Maar ja, is hij of zij wel beschikbaar?
3 tips voor een optimale en veilige bereikbaarheid nu medewerkers hybride werken
Terechte vragen waar je als werkgever, IT- of HR-manager rekening mee moet houden. Daarom hebben wij hier 3 uitgebreide tips voor een optimale en veilige bereikbaarheid van je medewerkers en hoe je ze, ondanks het thuiswerken, betrokken houdt bij de organisatie.
Tip 1: Zorg dat je goed bereikbaar blijft als je medewerkers hybride werken
Zoals eerder benoemt is de trend dat een medewerker op basis van zijn agenda bepaalt waar hij die dag gaat werken. Dat betekent dat de medewerker vanaf huis, of waar hij ook aan het werk is, toegang moet hebben tot systemen om het werk te kunnen verrichten. Maar hij moet ook bereikbaar zijn voor collega’s, klanten en leveranciers. Klantcontactmedewerkers die hybride werken bijvoorbeeld moeten telefoongesprekken doorgeschakeld krijgen naar de plek waar zij werken zonder gebruik te hoeven maken van hun privénummer.
Eigenlijk is dit eenvoudig op te lossen met vast mobiel integratie. Mobiel van medewerkers onderdeel maken van de bedrijfscentrale. Wel hun zakelijke nummer natuurlijk. Met de Phone System App van Phone System is het bedrijfsnummer geïntegreerd in de mobiele telefoon van de medewerker. (Doorgeschakelde) oproepen komen binnen op de smartphone en ze kunnen uitbellen met het bedrijfsnummer.
Een andere mogelijkheid is de combinatie tussen Phone System en Microsoft Teams. Via Phone System worden 06-nummers gekoppeld aan Teams, waardoor medewerkers intern en extern kunnen bellen met hun Teams-cliënt vanaf hun desktop of mobiele app.
Op deze manieren zijn je medewerkers voor elkaar, klanten en leveranciers goed bereikbaar vanaf waar ze ook werken met hun zakelijke nummer.
Tip 2: Creëer een veilige digitale werkomgeving
Waarschijnlijk is de digitale werkomgeving op kantoor veilig, maar niet alle werkplekken waar jouw medewerkers werken zijn dat. En hoe zit het met hun kennis over pogingen van cyberaanvallen?
Waar het percentage getroffen bedrijven door cyberaanvallen in 2021 29% was, steeg die in 2022 naar 45%, blijkt uit onderzoek van ABN AMRO en onderzoeksbureau MWM2. Er zijn verschillende vormen van cybercrime waar je als organisatie op moet letten:
De meest voorkomende is phishing: via e-mail, sms of whatsapp ‘vissen’ criminelen naar informatie. Bijvoorbeeld om wachtwoorden te bemachtigen. Ook is er de ransomware variant die je systeem, netwerk of data op slot zet en de zo gehete DDos-aanval die gebruikt worden als afleiding: terwijl jij druk bent met de oplossingen, proberen criminelen data te stelen. Alle soorten cybercrime kunnen leiden tot een datalek.
Naast dat je jouw medewerkers bewust moet maken van deze pogingen van cyberaanvallen, is het ook belangrijk om vanuit de organisatie te zorgen voor een veilige digitale werkomgeving. Veel organisaties hebben bijvoorbeeld systemen die je buiten het organisatiedomein niet in kan. Vaak geeft dit problemen voor medewerkers die vanuit een andere locatie toegang moeten hebben tot die systemen om gegevens op te halen. Maar die beschikbaarheid van gegevens en processen is wel essentieel voor het soepel functioneren van de organisatie.
Met de inzet van robotic process automation (RPA) is het mogelijk om processen te stroomlijnen en een constante toegang tot essentiële bedrijfsfuncties te bieden. Een software robot kan o.a. voor medewerkers uit een systeem de nodige gegevens halen en deze aan ze presenteren, zonder dat een medewerker hier toegang tot moet krijgen of vanaf een hackgevoelige verbinding moet inloggen.
Daarnaast is het slim om gebruik te maken van end-to-end encryptie en meerlagen authenticatie. Hiermee waarborg je dat informatie alleen toegankelijk is voor geautoriseerde gebruikers, waardoor de risico’s van datalekken worden verminderd.
Ook kan je gebruikmaken van een VPN-omgeving: Virtual Private Network. Je maakt dan op een veilige manier versleuteld verbinding met het IT-systeem van het werk. Zo werken de medewerkers overal in de beveiligde omgeving van de organisatie.
Tip 3: Houd medewerkers betrokken bij jouw organisatie
Optimale bereikbaarheid heeft ook te maken met de betrokkenheid van jouw medewerkers. De maatschappij kamt met personeelstekort. Automatisering kan daar veel bij helpen, maar er zijn wel voldoende medewerkers nodig om die optimale bereikbaarheid te kunnen blijven waarborgen. Nu medewerkers thuiswerken is het soms lastig om hen betrokken te houden bij de organisatie met het gevaar dat zij besluiten over te stappen naar een andere baan, omdat ze bijvoorbeeld ‘geen gevoel’ meer hebben bij de organisatie.
Daarnaast is het belangrijk voor de consistentie van de organisatie om medewerkers betrokken te houden. Zij moeten weten wat er speelt binnen het bedrijf om dit o.a. ook goed met klanten, leveranciers en elkaar te kunnen communiceren. Maar ook om op de hoogte te blijven van elkaar: welke projecten spelen er? Waar zijn andere collega’s mee bezig? Eventuele bedrijf updates over vakantie, openingstijden, manier van procesuitvoering, roosters etc. Eigenlijk moet je er dus voor zorgen dat al jouw medewerkers op de hoogte zijn en blijven van alle bedrijfspraktijken vanaf waar ze ook werken.
Een goede oplossing daarvoor? Een intranet dat je zowel vanaf je desktop als mobiel kan gebruiken waarmee je jouw medewerkers efficiënt kan motiveren, informeren en erkennen.
Bijvoorbeeld met onze Employee Connect zorg je ervoor dat de communicatie over en weer tussen medewerkers en het bedrijf altijd helder, transparant en veilig verloopt. Ze zijn via deze app altijd op de hoogte van elkaar en de organisatie vanaf waar ze ook werken. Het systeem haalt alle informatie voor interne communicatie uit de systemen en stelt die beschikbaar via een beveiligde omgeving als een mobiele applicatie. Medewerkers kunnen daarin niet alleen berichten en overzichten bekijken, maar ook communiceren met collega’s en managers. Daardoor blijft iedereen betrokken en actueel geïnformeerd.
Zo blijf je veilig en optimaal bereikbaar als medewerkers hybride werken
Bij hybride werken komen er dus een aantal uitdagingen bij kijken om het vlekkeloos voor je organisatie te laten werken. Het is een samenspel tussen wat medewerkers willen en het functioneren van de organisatie. Als je hieraan begint is het noodzaak om medewerkers optimaal bereikbaar te houden via een veilige digitale omgeving. Medewerkers moeten op de hoogte zijn van bedrijfsontwikkelingen en toegang hebben tot de juiste informatie om o.a. klanten te ondersteunen. Daarvoor hebben we 3 tips gegeven:
- Zorg voor goede bereikbaarheid van medewerkers, zelfs als ze hybride werken, bijvoorbeeld door vast-mobiel integratie en gebruik van Phone System i.c.m. Microsoft Teams.
- Creëer een veilige digitale werkomgeving door bewustwording van cyberaanvallen, robotic process automation (RPA) te gebruiken, end-to-end encryptie en meerlagige authenticatie in te stellen, en een VPN-omgeving te gebruiken.
- Houd medewerkers betrokken bij de organisatie door middel van effectieve communicatie via een intranet zoals Employee Connect, waardoor medewerkers altijd op de hoogte zijn van bedrijfspraktijken en met elkaar kunnen communiceren, ongeacht hun locatie.