Welke bedrijfsprocessen je nu precies kunt robotiseren met RPA


Robotisering is een vorm van automatisering waarbij steeds meer werkzaamheden worden uitgevoerd door sofware-robots, ook wel Robotic Process Automation, een computerrobot. In dit geval gaat het vooral om repetitieve en saaie werkzaamheden die medewerkers uitvoeren. Binnen een organisatie zijn medewerkers namelijk vaak veel uren hieraan kwijt. De kern van robotiseren is dat werkzaamheden uit handen van de medewerkers worden genomen, waardoor ze meer tijd hebben voor belangrijkere taken. Maar om wat voor soort repetitieve en saaie werkzaamheden gaat het dan precies? En hoe neemt RPA die dan over?

De virtuele medewerker

Een voorbeeld van een repetitieve taak die RPA uit handen neemt en automatiseert is het scannen van een pdf-bestand. Er zit als het ware een onzichtbare robot in je computer die al het controlerende en copy-paste werk van je overneemt. Stel een bedrijf ontvangt de facturen van ingehuurde werknemers in pdf-bestanden via email, dan haalt de RPA-software de pdf-bestanden daaruit. Hij kijkt vervolgens of de afzender bekent is en leest het pdf uit, waarna hij de gegevens controleert. Klopt alles? Dan zet hij de betaling klaar in het betalingssysteem. Een medewerker hoeft de betaling alleen nog maar goed te keuren. Dit is nog maar een simpele toepassing van robotisering.

Je kan het ook wel zien als een virtuele medewerker waar je medewerkers mee samenwerken binnen de organisatie. Naast het scannen van een pdf-bestand kan hij je bij nog meer dingen helpen. Denk bijvoorbeeld aan berekeningen maken, formulieren invullen, e-mails openen en bestanden aanmaken en verplaatsen. RPA-software is voornamelijk geschikt voor het overnemen van routinematige en repeterende handelingen.

Misschien vind je dit ook interessant om te lezen: Een kijkje in de (fascinerende) wereld van RPA software.

Unattended en attended RPA

Binnen Robotic Process Automation wordt er onderscheid gemaakt tussen twee typen RPA oplossingen: beheerde robots (attended) en onbeheerde robots (unattended). Het is goed om het verschil hiertussen te weten, omdat ze beide andere toepassingen hebben. Om een duidelijker beeld te schetsen zullen we ook een paar cases toelichten.

Wat is attended RPA?

Attended robots ondersteunen de medewerkers op een virtuele wijze. De software robot is dan ook afhankelijk van de medewerkers. Dit type heeft namelijk aansturing nodig van een mens om daadwerkelijk iets automatisch uit te voeren. Bijvoorbeeld als een medewerker de robot vraagt om informatie op te zoeken, zoals klantgegevens. De medewerker hoeft daardoor zelf niet meer op zoek te gaan in alle systemen. In dit geval ondersteunt de robot de medewerker tijdens het uitvoeren van haar taken. Kortom, de attended robots worden ingezet als een virtuele assistent van medewerkers, want zij bepalen wanneer de software een specifieke handeling uit gaat voeren. Deze toepassing is vooral geschikt om in te zetten bij frontoffice werkzaamheden bij bijvoorbeeld een callcenter, klantenservice of helpdesk.

Hier een aantal RPA attended voorbeelden:

  • Gemeenten

  • Verzekeringsbranche

Gemeenten

Bij Gemeenten staat de burger centraal. Vaak is het doel van automatiseren om de burger beter en sneller te helpen. Een medewerker aan de balie (frontoffice) is afhankelijk van veel verschillende applicaties. Wanneer een burger bijvoorbeeld een nieuwe paspoort wil aanvragen, moet een medewerker in allerlei systemen op zoek naar alle (klant)informatie. Hiervoor moeten ze inloggen in verschillende applicaties en alt-tabben tussen tabbladen. Met de kans op de grootste ergernis: geen toegang tot een systeem of applicatie.

Met een attended robot kan een medewerker de robot een opdracht geven om de gegevens van de persoon aan de balie op te zoeken. De software robot zoekt dit op in alle applicaties en verzamelt ze op één plek, om vervolgens de informatie op een presenteerblaadje te tonen aan de medewerker. En dat in een aantal seconden. Zo kan de medewerker snel een juiste richting kiezen voor de burger om zijn wensen zo goed mogelijk te faciliteren.

Wat is unattended RPA?

Bij de unattended robot gaat het erom dat de robot (vrijwel) volledig onafhankelijk is van de medewerker en kan, in de meeste gevallen, functioneren zonder de hulp van een 'echte' medewerker. Deze type RPA-robot kan zelf in actie overgaan en uit zichzelf werkzaamheden uitvoeren. En dat 24/7. De enige keer dat er een medewerker aan te pas komt is als de software fouten tegenkomt in de handelingen die hij moet uitvoeren, bijvoorbeeld als gegevens in een document niet kloppen.

Unattended robots worden het meest ingezet voor backoffice werkzaamheden, zoals het verzamelen, sorteren, analyseren en doorsturen van data en informatie. Een voorbeeld is een bedrijf dat dagelijks veel aanvragen binnenkrijgt en deze moet verwerken. De software pikt de aanvraag automatisch uit de mailbox en verwerkt de gegevens in het systeem zonder tussenkomst van een medewerker.

Hier een aantal RPA unattended voorbeelden:

  • Incassobureaus/accountantskantoren

  • Onderwijsinstellingen

robotiseren accountantskantoor

Incassobureaus / Accountantskantoren

Vaak worden facturen via email verstuurd. Als medewerker moet je de mailbox in de gaten houden om de facturen eruit te vissen, te checken en in het systeem te loggen. Een software robot neemt dit van de medewerker over. Hij haalt de facturen uit de mailbox en registreert dit vervolgens in het juiste systeem. Na dit gedaan te hebben zet hij een opdracht voor de medeweker klaar om er even naar te kijken. En dit 24/7. Het enige attended hieraan is de check van de medewerker op het eind.

De robot neemt het analyseren, controleren en kopiëren en plakken van de medewerkers over.

Benieuwd naar hoe en wat onze klanten hebben gerobotiseerd? Lees onze klantcases.

Robotic Process Automation en het grootste voordeel

Afgezien van het feit dat medewerkers niet meer de saaie en repetitieve taken hoeven uit te voeren, is er nog een ander groot voordeel van RPA. Bijna elke applicatie is te verbinden of samen te voegen met RPA-software. Zo kan het worden toegepast bij nieuwe applicaties, maar ook bij oudere applicaties of programma's. Het is dus niet nodig om kostbare ICT-systemen erbij te halen, omdat de robot een digitale medewerker is die geen complexe codering en API's nodig heeft. Dit zorgt ervoor dat RPA overal kan worden ingezet en er altijd een gepaste oplossing gevonden kan worden.

De repetitieve en saaie werkzaamheden die je kan robotiseren

Robotic Process Automation kan voor veel repetitieve werkzaamheden en daarmee voor veel doeleinden worden ingezet binnen een organisatie. Hij kan kopiëren, plakken, verplaatsen, updaten, ophalen, aanmelden, registreren, muteren en dat soortgelijke werkzaamheden. De software zorgt ervoor dat de kwaliteit en productiviteit wordt verhoogd binnen de organisatie. Denk aan het feit dat een robot minder foutgevoelig is, sneller werkt dan een mens en een hogere beschikbaarheid heeft dan 'echte' medewerkers. Hier zit een positief vervolg aan voor de medewerkers, aangezien de medewerkerstevredenheid door het inzetten van RPA wordt verhoogd en de medewerkers tijd hebben voor belangrijkere taken, zoals écht persoonlijk klantcontact. Wellicht dé oplossing voor personeelstekort? Wie weet. Kortom: de virtuele RPA medewerker neemt routinematige en repetitieve werkzaamheden over van je medewerkers, waardoor zij kunnen doen waarvoor ze zijn aangenomen.


Verlicht de werkdruk met robotisering

Dit lijkt op de toekomst maar in diverse organisaties is dit al werkelijkheid. Echter de meeste organisaties verliezen nog veel tijd, doordat ze binnen hun bedrijfssystemen werken met verschillende applicaties en repetitieve werkzaamheden.

Download de gratis whitepaper en kom erachter wat robotisering voor jouw organisatie kan betekenen. Inclusief een checklist.

Meer blogs zoals deze

september 6, 2022

Waarom organisaties ‘’iets’’ moeten met kennismanagementDe term kennismanagement

augustus 4, 2022

Pegamento feliciteert partner Sprinklr met de enorme groei

augustus 2, 2022

“Internationale bekroning is een opdracht om van elkaar