Teams als onderdeel van je vaste telefonie

GLU zocht naar een toekomstbestendige en schaalbare telefonie-oplossing voor vaste telefonie i.c.m. Microsoft Teams. Wat ze daar verder precies in zochten, schreven ze uit in een aanbesteding. Pegamento leverde de oplossing waar zij naar op zoek waren.

In coronatijd maakten zowel medewerkers als studenten veelvuldig gebruik van Microsoft Teams om onderling met elkaar te communiceren. Het was hun allerbelangrijkste communicatiemiddel geworden. Toen de regels van de pandemie steeds soepeler werden en persoonlijk contact weer de norm werd, zag GLU toch wel veel voordeel in het blijven gebruiken van Teams. Met name om onderling, met studenten of andere externen, zoals stagebedrijven, snel met elkaar te kunnen communiceren vanaf waar ze ook aan het werk zijn.

Daarnaast liepen ze tegen het probleem aan dat hun huidige telefonie-oplossing geen support meer had en dat het regelmatig uitviel. Hierdoor waren ze soms helemaal niet meer bereikbaar. De wens van GLU? Phone System met Microsoft Teams als onderdeel van de vaste telefonie waar ook de receptie gebruik van kan maken.

Intern en extern bellen met Teams

Om dit te realiseren creëerden we een telefonie-oplossing met Pegamento Phone System i.c.m. Microsoft Teams. Naast het vervangen van de vaste toestellen koppelden we aan iedere Teams-client een persoonlijk 06-nummer voor de medewerkers, zodat ze met Teams intern en extern kunnen bellen vanaf waar ze ook zijn via desktop of mobiel. Om de Teams-omgeving hiervoor te gebruiken hebben ze geen internetverbinding nodig. Hierdoor hoeft GLU voor de medewerkers die telefonie via Teams gebruiken geen simkaart, telefoon of provider te regelen.

De receptionist bereikbaar vanaf elke plek

Ook hebben we Phone System en Teams geconnect met Connecsy. Dat is een bedienpost waar alle binnenkomende oproepen voor de receptie naartoe gaan. Zo kan de receptie binnenkomende gesprekken in Teams reguleren. Deze interface is iets anders, zodat de gebruiker de wachtrijen goed in de gaten kan houden.

Het grootste pluspunt voor GLU is dat de receptionist niet alleen meer op locatie hoeft te zijn om de telefoon aan te nemen, maar dit juist ook vanuit huis kan doen.

Binnenkomende gesprekken snel en makkelijk doorschakelen, ook bij noodgevallen

Door de koppeling van Phone System en Teams kunnen de medewerkers van GLU op basis van hun Teams-status binnenkomende gesprekken aannemen of automatisch routeren. Bijvoorbeeld als een medewerker de status in zijn of haar Teams-client op ‘niet storen’ of ‘afwezig’ heeft staan, dan gaat een binnenkomende oproep naar een collega die wel beschikbaar is. Deze manier van routeren hebben we samen met GLU vormgegeven.

Daarnaast heeft GLU de mogelijkheid om een bhv-groep aan te maken. In geval van nood zet de telefooncentrale een conference call op en belt automatisch naar alle gebruikers van de bhv-groep. De bhv’ers worden dan bij elkaar in een belgroep gezet en kunnen met elkaar in contact blijven gedurende het noodgeval.